Achter de schermen – crowdcontrol, app, opbouwen & aftellen

Geplaatst: 14 juli 2022, 15:52 uur

Over twee dagen is het zover: de 51ste Vierdaagsefeesten gaan van start! Omdat we een open, vrij toegankelijk evenement zijn zonder kaartverkoop, weten wij van te voren nooit hoe druk het precies gaat worden. We zijn weersafhankelijk, maar hebben voldoende overkappingen en watertappunten (zie plattegrond) om naar verwachting niet al te veel last te hebben van de voorspelde hitte. Het zou dus nog wel eens druk kunnen gaan worden. Wat doen wij om al die bezoekersstromen in goede banen te leiden? Daarvoor nemen we diverse maatregelen, die we zichtbaar maken aan het publiek op LED-schermen en in de app.

Crowdcontrol

Op de LED-schermen (ook wel lichtkranten of hikers genoemd) die verspreid door de stad op drukke punten zijn geplaatst, verschijnt bij drukte een boodschap als: ‘Let op, Waalkade druk’, of ‘Let op, Hunnerpark vol’. Deze boodschap wordt geplaatst door de politie, die verantwoordelijk is voor de crowdcontrol in de openbare ruimte. De politie plaatst deze boodschap niet zomaar, maar kijkt hiervoor zorgvuldig, via overzichtscamera’s en ook ter plaatse. Ze bekijkt niet alleen of het druk is recht voor het podium, maar houdt ook rekening met de publieksdoorstroom en aanvoerroutes, zodat er bij eventuele calamiteiten genoeg vluchtroutes zijn en hulpdiensten ter plaatse kunnen komen. Ook kunnen de lichtkranten ingezet worden om het publiek te sturen en van sommige straten eenrichtingsverkeer te maken, bijvoorbeeld bij de vuurwerkshow op zondagavond. Neem de meldingen op de LED-schermen dus ter harte, ze staan er niet voor niets!

App & website

Naast de zicht- en telcamera’s is er nog een belangrijk instrument dat we gaan gebruiken om voor spreiding te zorgen: onze gloednieuwe app! Wanneer het druk wordt in de stad, zetten we een druktemeter aan die op de plattegrond, net als een buienradar, weergeeft waar het druk is en waar er nog voldoende ruimte is. Zo kun je zelf ook makkelijk zien als je het even te vol vindt, waar er nog genoeg ruimte is om te feesten. Dit werkt natuurlijk alleen goed als zo veel mogelijk mensen de app gebruiken en hierbij ook toestemming geven om (anoniem en niet opgeslagen) de locatie weer te geven. Er wordt een 4G-zendmast bijgeplaatst om het extra dataverkeer op te vangen.

De app is ontwikkeld door Skindustries. Zij houden er goed rekening mee dat je door het gebruiken van de app mét locatietoestemmig niet te veel batterij verliest, door bijvoorbeeld de locatie-informatie niet continue en niet te nauwkeurig uit te peilen. Daarnaast is de app zo ontworpen dat je er nog veel meer aan hebt! Je kunt niet alleen je favoriete programma’s, maar ook je favoriete locaties kiezen. Je kunt het totale blokkenschema zien of een blokkenschema van alleen jouw favorieten of van alleen jouw favoriete locatie. Ook zijn er veel mogelijkheden om door het programma te zoeken: per dag, per dagdeel, per thema (als je je door ons wilt laten verrassen met de beste highlights!) en per genre, waarin ook specifieke doelgroepen als kids, jongeren en senioren zijn opgenomen. Op de plattegrond kun je straks bovendien direct zien welke artiest op dat moment aan het spelen is op die locatie! Zo helpen we je op alle manieren om de beste keuze te maken uit de inmiddels 1297 programma’s die op onze website zijn ingevoerd.

Alle data van de app worden ingelezen vanaf deze website. Het ontwerp van de app en van de website is gemaakt door Brik.digital. Wij gaven aan welke ingrediënten we er graag in wilden, en zij vertaalden dat naar een verrassend helder en gebruiksvriendelijk ontwerp, waarbij we ook steeds meegenomen werden in het designproces en alle feedback welkom was. De website is mobile first ontworpen, aangezien de overgrote meerderheid van onze bezoekers deze raadpleegt via telefoon. Dat was meteen een hele fijne basis voor het app-ontwerp!

Elk podium heeft zijn eigen inlog voor onze website, die gebruikt maakt van het gebruiksvriendelijke Craft CMS, om de programma-informatie hierop te zetten. Daar lezen we nog wel een keertje overheen voordat het live komt te staan. Rootnet zorgt er vervolgens voor dat alles soepel blijft draaien, ook bij enorme drukte op de site, zodat alles snel blijft werken en niet overbelast raakt. Waar wij voorheen de website voor één maand in het jaar verhuisden naar een server met extra capaciteit, heeft Rootnet het nu zo ingeregeld dat de servercapaciteit automatisch vergroot wordt wanneer nodig zonder dat de website hiervoor hoeft te verhuizen. Na de stresstest werd de caching- en laadsnelheid van de website nog gefinetuned en inmiddels zijn we online klaar voor iedereen die alles wil weten over de Vierdaagsefeesten!

Opbouw

In de stad wordt volop opgebouwd: podia, overkappingen, stands (kramen), billboards, bouwhekken, extra fietsenstallingen... alles wat er maar nodig is, wordt momenteel geplaatst. Elk podium heeft daarvoor een eigen tekening bij ons ingediend, waar wij één geheel van hebben gemaakt, rekening houdend met het grote plaatje op bijvoorbeeld het gebied van verkeersveiligheid en doorstroom. De laatste lijst met wijzigingen hebben we naar de gemeente verstuurd, omdat er last minute toch nog wel eens iets wil veranderen of aanvullend wordt bedacht, zowel vanuit de podia als vanuit onszelf. Vierdaagsefeesten lachspiegels in de Lindenberghaven? Caravans voor de polsbandjesprogrammering? Een welkomstboog op de Ramblas? Die hebben toch nog allemaal een fijne, goede plek.

Op dit moment begeleiden wij de plaatsing van iedereen die bij ons een vergunning heeft aangevraagd: we hebben op de grond afgetekend waar wat mag komen, en beantwoorden talloze vragen over stroompunten, wegafsluitingen, parkeren et cetera. Wij plaatsen overkoepelende toiletten, extra fietsenstallingen, bewegwijzeringstorens, billboards (dat kwam toch nog goed) en heel veel bouw- en dranghekken. Op alle hekken, in de lantaarnpalen en op zo veel mogelijk andere uitingen zorgen we er vervolgens voor dat het herkenbaar Vierdaagsefeesten is in de stad, en dat je weet wat je moet weten, zoals ons nieuwe bekersysteem.

Placeholder for 4291007b cfa5 4d10 9604 6ec8b2b4e635

Placeholder for 23062022 like a native marlijn hoefnagel yoas huwae media 5

23062022 like a native marlijn hoefnagel yoas huwae media 5

Aftelklok en gezamenlijk openen

Toen de Vierdaagsefeesten vorig jaar voor de tweede keer niet door konden gaan, bedachten wij samen met de 4Daagse een manier om toch positief vooruit te kijken naar dit jaar: we plaatsten twee aftelklokken, tegenover het Centraal Station en een op het Keizer Traianusplein bij de Waalbrug. Last minute kregen we toestemming om deze klokken niet tijdelijk, maar het hele jaar lang te mogen laten staan! Op weg van en naar kantoor werd de klok voor ons iets waar je iedere dag automatisch naar keek: eerst met het gevoel van zeeën van tijd en de angst of het dan dit jaar misschien toch niet door zou mogen gaan, vervolgens een bevestiging van waar we naartoe werkten. De laatste weken leek de klok steeds sneller te lopen en was het vooral een reminder hoeveel dagen er nog restten om bergen werk te verzetten.

Het was voor ons fijn om te zien hoe de aftelklok door de hele stad werd omarmd (op wat graffiti-spuiters en stickerplakkers na), hoe er facebookevents verschenen om naar een bepaald cijfer af te tellen, en hoeveel vragen er kwamen nu de klokken wegens de opbouw voortijdig zijn verdwenen. We hebben dan ook voorzichtige plannen om te gaan kijken of we een meer permanente klok kunnen plaatsen die aftelt naar de derde week van juli. Tips voor constructie en locatie zijn zeker welkom!

Voor nu ligt de focus op aftellen naar Vierdaagsefeesten 2022, een memorabel moment omdat we er meer dan 1000 nachtjes op hebben moeten wachten. We zijn dan ook trots dat we voor het eerst, in plaats van een besloten opening voor genodigden, met de hele stad officieel gaan aftellen en openen, op 17 podia tegelijk! Zaterdagmiddag stipt om 16.00 uur telt Pieter Derks met ons af. Daarvóór zijn de diverse podia al begonnen en krijg je je gratis eerste beker. Wij wensen je ontzettend fijne feesten en zeggen alvast: proost!

achter de schermen