Achter de schermen met Rowin, vergunningen & veiligheid

Wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van het grootste evenement van Nederland? En hoe is dat dit jaar, nu corona opnieuw roet in het eten gooit? In deze serie nemen we jullie mee in onze dagelijkse werkzaamheden en de dillema’s voor komende editie. Rowin van Wijhe, vergunningen & veiligheid, bijt het spits af.

Placeholder for 12 07 2019 Bloemerstraat 2

Rowin, wat doe jij precies bij Vierdaagsefeesten?

"Ik regel de vergunningaanvraag voor de Vierdaagsefeesten. Ondernemers uit de binnenstad hebben een vergunning voor hun terras die 51 weken per jaar geldig is, voor de derde week van juli vraag je je vergunning bij mij aan. Naast horeca-ondernemers uit de binnenstad, kunnen ook evenementorganisatoren een aanvraag doen voor een los plein of park. En dan zijn er nog de kermisattracties, foodtrucks en andere kramen.

Alles bij elkaar worden er voor een reguliere Vierdaagsefeesten ongeveer 275 aanvragen ingediend, de wachtlijst niet meegerekend. Het zou te veel zijn voor de gemeente om die allemaal één voor één te beoordelen: je moet echt kijken naar de samenhang, ook in het kader van veiligheid en algemene voorzieningen. Daarom doen wij dat en bundelen we alles tot één vergunningsaanvraag. Ik ben contactpersoon voor al die 275 pachters en ik denk met ze mee. Bij de gemeente zou ik noodgedwongen sneller dingen moeten afkeuren dan wanneer ik hier zit, al was het maar omdat er dan 8 mensen met hun standplaats op dezelfde plek zouden willen staan: het is zó omvangrijk dat je niet iedereen afzonderlijk van elkaar z’n plan kan laten indienen. Doordat we kijken naar het grote geheel en bij kunnen sturen, lukt het vaak om dingen op de een of andere manier toch mogelijk te maken."

En hoe zit het met de veiligheid?

"Al deze nieuwe elementen in de binnenstad moeten ergens worden geplaatst zonder dat dat de dagelijkse gang van zaken verstoort. De stad moet dus opnieuw worden ingericht, speciaal voor deze week. Kijkend naar wat veilig én aantrekkelijk is voor de bezoekers van de Vierdaagsefeesten, zit ik achter de tekentafel. Je kunt overal wel alles vol zetten, maar als er dan iets gebeurt hebben we een probleem. Crowdmanagement en toegang voor de hulpdiensten zijn van groot belang. We zoeken dus de balans tussen mooi, leuk én veilig."

Wat gaat er dit jaar anders?

"Dit jaar staat uiteraard de volksgezondheid op nummer één. We weten nu nog niet wat er wel en niet kan tijdens de derde week van juli. De hele voorbereiding voor ons evenement loopt dan ook anders dan anders. We wilden zo lang mogelijk wachten zodat er meer duidelijk zou zijn, maar uiteindelijk hebben we een gezamenlijke vergunningsdeadline bij de gemeente.

Daarom hebben we de organisatoren dit jaar moeten vragen om twee plannen in te dienen bij de inschrijving: ééntje voor een volwaardige Vierdaagsefeesten (velen hadden deze nog op de plank liggen van vorig jaar, toen we uiteindelijk moesten afgelasten) én een plan voor een evenement waarbij de bezoekers anderhalve meter afstand houden."

Welke vragen kwamen daarbij kijken?

"De meest gestelde vragen in dit bijzondere jaar zijn:

De baromzet daalt bij minder bezoekers door 1,5m., hoeveel daalt de pachtprijs dan?
Hoe kunnen we de afstand garanderen, gaan we werken met reserveringen of entreekaartjes?
Wie is er verantwoordelijk als bezoekers zich niet houden aan de afstandregels?
Kunnen we ons plein of park omheinen met hekken?
Kunnen we een veilige bubble creëren met behulp van sneltests?
Hoe ver kunnen we ons terras uitbreiden zodat we zo veel mogelijk zitplaatsen kunnen maken?

Op niet elke vraag kunnen we nu al antwoord geven. De belangrijkste vraag die nog op tafel ligt is de beheersbaarheid. Hier hopen we snel een antwoord op te kunnen geven. Ik begrijp goed dat niet iedereen een feestje met anderhalve meter afstand ziet zitten, sommige concepten draaien om schouder aan schouder feesten of met elkaar dansen. Niet elke ondernemer heeft dan ook beide plannen ingediend.

Placeholder for 17 07 2019 Crowdcontrol Jan Willem de Venster 1 1

17 07 2019 Crowdcontrol Jan Willem de Venster 1 1

Tegelijkertijd zie je ook dat er nieuwe ideeën ontstaan, met nieuwe samenwerkingen en concepten op andere locaties. De meeste ondernemers zijn blij dat we ons best doen om te kijken wat er wél kan. De gemeente heeft aangegeven dat ze graag heeft dat wij de gebundelde aanvraag doen, zelfs wanneer dat maar 5 à 10 locaties zou zijn bij een anderhalve meter-editie. Dat komt omdat ze meerwaarde ervaren in de rol die wij vervullen: wij kunnen toetsen op inhoud, kwaliteit én samenhang. Juist nu vinden ze meer regie een noodzaak: als er al iets kan, dan moeten we het goed regelen."

Wat gebeurt er na het indienen van de plannen?

"Ook dit jaar ga ik, als alle plannen compleet zijn en één geheel vormen, naar het veiligheidsoverleg, waarbij ook politie, brandweer, GHOR (geneeskundige hulpverlening) en de gemeente aanwezig zijn. Tekeningen moeten vaak nog worden aangepast voordat ze uiteindelijk worden goedgekeurd.

Dit jaar wordt de beoordeling van de plannen zo lang mogelijk uitgesteld, zodat het mogelijk blijft om te kunnen opschalen als er toch meer mogelijk blijkt. Tegelijkertijd kunnen we niet eeuwig wachten, want er is nog veel werk aan de winkel na de goedkeuring van de plannen. Daarom hebben we met elkaar afgesproken dat we begin mei de definitieve knoop doorhakken."

Mijn stad, als geboren en getogen Nijmegenaar, is in de week van Vierdaagsefeesten een beetje van ons, we zijn dan toch de architect van de stad.

Hoe gaat het vervolgens in de praktijk?

"Twee weken voor de feesten gaan we alles fysiek uittekenen op de grond in de binnenstad. Je ziet dan overal witte hoekjes op straat, let maar eens op. Spannend om te zien hoe alles dan staat en of het echt past! Zelfs daarna kan het last minute ineens anders lopen. Pachters die dingen meenemen die ze helemaal niet hebben aangevraagd of objecten die veel groter dan zijn gepland.

Op onze laatste editie bijvoorbeeld kwam kermisattractie De Booster op Plein 1944 te staan. Die bleek een aggregaat bij zich te hebben die véél groter was dan gedacht. Dan moeten we gehaast gaan schuiven in de tekening. Daar komt natuurlijk ook nog strenge regelgeving bij kijken. Het moet veilig zijn, maar hij moest ook gewoon echt een plek krijgen. Uiteindelijk vinden we bijna altijd een oplossing. We spreken pachters hier uiteraard wel op aan, want als er te veel anders gaat dan gepland, kunnen we het op een gegeven moment niet meer op tijd oplossen."

Wat doe je tijdens de Vierdaagsefeesten?

"De telefoon staat dan roodgloeiend: veel ondernemers hebben kleine praktische vragen die ik meteen kan beantwoorden. Of er is een probleem ter plekke, zoals een stroomkast die niet open gaat. Daarnaast schuif ik dagelijks aan bij een afstemmings- en veiligheidsoverleg, hier kunnen kritische punten uitkomen die direct moeten worden opgelost. Verder ben ik tijdens de feesten veel in de stad. Ik kijk dan naar wat er allemaal beter zou kunnen en maak daar foto’s van.

Ik let ook op waar de drukke punten zijn en hoe ik die zou kunnen ontlasten, al gaat de politie primair over het crowdmanagement, omdat de feesten in de openbare ruimte plaatsvinden. Zij zetten op drukke plekken lichtkranten aan met een waarschuwing dat het (bijna) vol is, maar het is de vraag of iedereen daar naar luistert. Het kan ook juist een aanmoediging zijn omdat mensen drukte als ‘gezellig’ ervaren. Dat is nog steeds een van de uitdagingen. Dit jaar zullen daar bovendien waarschijnlijk extra crowdmanagement uitdagingen bij komen, als we inderdaad nog gebonden zijn aan de 1,5 m. afstand."

Wat vind je het leukste aan je werk?

"Mijn stad, als geboren en getogen Nijmegenaar, is in de week van Vierdaagsefeesten een beetje van ons, we zijn dan toch de architect van de stad. Het verandert ook elk jaar. Al is het maar een kleine verandering: een kleinere of grotere bar, een podium ergens anders, dat doet wat met de ruimte.

Ik werk nu 5 jaar bij Vierdaagsefeesten, begonnen als stagiair vanuit de opleiding Integrale Veiligheidskunde. Eerst werd ik verantwoordelijk voor mobiliteit en duurzaamheid, daarna kreeg ik deze functie. Ik wilde graag het contact met al die pachters onderhouden. Dat vind ik ook echt het leukste, meestal dan natuurlijk."

Hoe zie jij de toekomst van de Vierdaagsefeesten?

"Anderhalf jaar geleden had ik geantwoord: het wordt allemaal steeds groter en mooier, maar de onderlinge concurrentie neemt ook toe. Je moet beter zijn dan de buurman om op te vallen en dus komen er steeds weer nieuwe en grotere plannen. Dat heeft effect op mijn werk, omdat ik mijn best moet doen om dat allemaal mogelijk te maken zonder dat het te vol wordt in de stad.

We hadden niet kunnen bedenken dat er vervolgens in 2020 een streep door de feesten ging, en dat we voor dit jaar twee verschillende scenario’s voorbereiden en nu nog niet weten hoe het er precies uit gaat zien. Het is een zwaar jaar, voor alle pachters, en ook voor ons om de begroting rond te krijgen en tegelijkertijd de prijs laag te kunnen houden. Toch zie ik de toekomst positief: Nijmegen en de feesten kunnen niet zonder elkaar! En al weten we niet hoe precies, ik denk zeker dat het over 10 jaar nog even leuk is als nu en als 10 jaar geleden."