16-22 juli 2022nijmegen

Achter de schermen: definitieve plannen, partnerships en marketing

Placeholder for Achterdesechermen Grote Markt VierdaagsefeestenAchterdesechermen Grote Markt Vierdaagsefeesten

Geplaatst: 04 mei 2022, 10:30 uur

Wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van het grootste evenement van Nederland? In deze serie nemen we jullie mee in onze dagelijkse werkzaamheden, de dilemma’s die daarbij komen kijken en een blik richting de toekomst.

Placeholder for Achterdeschermen Podia VierdaagsefeestenAchterdeschermen Podia Vierdaagsefeesten

Definitieve plannen

Waar de voorbereiding eerst aarzelend startte, gaan we inmiddels met volle vaart vooruit! Het festivalseizoen 2022 is begonnen, alle seinen staan op groen en de definitieve plannen voor de vergunningsaanvraag bij de gemeente zijn ingediend. We zien gelukkig dat de meeste podia terugkeren. We nemen ook afscheid van een paar dierbare locaties, en we verwelkomen een aantal nieuwe. Met wat wisselingen van de wacht, zowel bij de organisatoren als bij ons, vergt het soms wat extra afstemming. Over het algemeen heeft iedereen – naast veel vragen – enorm veel zin om er een geweldig feest van te gaan maken!

Partnerships

Waar in een ‘normaal’ jaar de meeste partnerships zo tussen september en december worden gesloten, kwam het begrijpelijkerwijs dit jaar laat op gang. Spannend voor ons, omdat de begroting om de Vierdaagsefeesten te organiseren, voor 1/3 is gebaseerd op de bijdragen van sponsoren. Inmiddels zien we gelukkig dat de sponsormarkt aantrekt en steeds meer bedrijven, zowel nationaal als regionaal, ons weten te vinden.

We proberen om met onze partnerships mooie, duurzame en innovatieve projecten en producten in de spotlights te zetten. Zo maakt het publiek op een laagdrempelige en ontspannen manier kennis met nieuwe producten en organisaties, bieden we ondernemers een prachtig podium met een groot publieksbereik en kunnen we met de bijdragen de feesten tot in de puntjes regelen. Een win-win-win!

Een aantal van onze partners is graag alleen zichtbaar met een banner op een passende locatie of maakt gebruik van de nieuwe mogelijkheden in onze app. Andere ondernemers pakken groots uit met een eigen stand of het sponsoren van een programmaonderdeel. Wat de wensen ook zijn, in overleg is er veel mogelijk.

Placeholder for Activatie Rijdenzonderinvloed VierdaagsefeestenActivatie Rijdenzonderinvloed Vierdaagsefeesten

Soms conflicteert een sponsoraanvraag met onze duurzaamheidsambities. Een biermerk dat gratis samples wil uitdelen, terwijl wij het meenemen van eigen blikjes drank en afvalbergen op de grond tegen willen gaan. Een snoepfabrikant die per stuk in plastic verpakte snoepjes wil uitdelen. Tegen dat soort aanvragen zeiden we in 2019 nog ‘ja’, waar we nu strikte voorwaarde stellen of ‘nee’ verkopen. Met de hoop en het vertrouwen dat passendere partnerships worden beklonken en de begroting sluitend gemaakt!

Placeholder for Achterdeschermen Vrienden VierdaagsefeestenAchterdeschermen Vrienden Vierdaagsefeesten

Tijd voor verandering

Tegelijkertijd kijken we kritisch of dit kwetsbare verdienmodel nog wel de toekomst heeft. Daarom gaan we dit jaar voor het eerst experimenteren met een ‘vrienden van’-systeem. De enorme steun van het publiek dat de feesten zo enorm gemist heeft sterkt ons in het gevoel dat zij die het kunnen missen, graag een extra steentje bijdragen om de zeven mooiste dagen van het jaar mogelijk te maken. Ook leggen we nog nadrukkelijker uit hoe belangrijk het is dat je je drankje aan de bar koopt: van de baromzet betalen de ondernemers hun programmering op de podia en de pacht aan ons, waarvan we die randzaken regelen.

Als het aan de ondernemers ligt, duren de feesten dan ook geen zeven maar acht dagen, omdat velen op de laatste dagen pas uit de kosten zijn. Dát zullen we de binnenstadsbewoners niet aandoen, maar we kijken wel hoe we mensen kunnen verleiden al eerder op de dag naar de stad te komen. Hier ontstaan inmiddels mooie plannen voor!

Marketingdoelstellingen

We zijn er trots op dat we niet alleen het grootste evenement van Nederland zijn, maar ook op nummer één staan als het gaat om ‘sfeerbeleving’, in vergelijking met de 20 grootste evenementen van het land. En dat terwijl we de minst homogene publieksgroep bedienen: op de Vierdaagsefeesten vind je eigenlijk 40 festivals in één, omdat elk podium wordt georganiseerd en geprogrammeerd door een andere organisator en een eigen achterban aanspreekt. Het is voor ons een fijne uitdaging om al die diverse smaken samen te brengen en ervoor te zorgen dat het publiek toch door de bomen het bos blijft zien. Daarom geven we programmatips en dagen we je uit om juist uit je comfortzone te treden en nieuwe locaties, artiesten en activiteiten te ontdekken.

Een goede landelijke naamsbekendheid zet de Vierdaagsefeesten op de kaart als professioneel en kwalitatief hoogstaand evenement, wat tevens interessante partners en sponsoren aantrekt. Dit jaar brachten we voor het eerst de bekendmaking van de artiesten naar buiten in een aantal gezamenlijke momenten, in plaats van per podium. Met resultaat: onze programma-aankondigingen werden breder opgepikt en de eerste grote landelijke mediapartners zijn aangehaakt. Samen met de gemeente Nijmegen bereiden we opnieuw een persreis voor, omdat de Vierdaagsefeesten natuurlijk ook hét visitekaartje zijn voor de oudste stad van Nederland: heel Nijmegen is ons decor!

Placeholder for Achterdeschermen Onsdecor VierdaagsefeestenAchterdeschermen Onsdecor Vierdaagsefeesten

Waar de marketing van de meeste evenementen primair gericht is op ticketverkoop, hoeven we ons bij de Vierdaagsefeesten, wanneer het weer meewerkt en pandemieën uitblijven, niet druk te maken over of er wel voldoende bezoekers komen. Sterker nog: we houden ons juist extra bezig met publieksspreiding, zodat niet alle publiek tegelijkertijd op dezelfde plek is. Daarom investeren we veel in informatievoorziening en crowdcontrol.

We zijn trots om twee sponsoren gevonden te hebben die ons hierbij helpen: Brik.digital maakte onze website en is bezig met het ontwerp van een nieuwe app, die aan het nieuwe programma-gedeelte van de website is gekoppeld. Deze app wordt gebouwd door hun partner Skindustries. Je kunt straks in de app niet alleen jouw favoriete optredens opslaan, maar ook je favoriete locaties bookmarken. Zo heb je een snel overzicht van wat er op dat moment te doen is op jouw favoriete podia. Bovendien krijgt de plattegrond een heatmap-functie op drukke momenten, zodat je zelf een rustigere plek kunt zoeken wanneer het bij een podium te druk is. Daarnaast krijg je als je dat wilt een pushmelding van de app als jouw favoriete optreden bijna begint, of als we belangrijke nieuwsupdates hebben. Al gaan we daar uiteraard spaarzaam mee om, want we willen dat je zo veel mogelijk, zonder telefoon in de hand, gaat genieten van zeven dagen feest!

achter de schermen