Het crowdmanagement van anderhalf miljoen bezoekers

Hoe ga je tijdens Vierdaagsefeesten om met zo veel mensen en zorg je ervoor dat zij allen een geweldig feest kunnen vieren? Dat vraagt state-of-the-art Crowdmanagement. Directeur Vierdaagsefeesten Leo Weterings sprak hierover met Vereniging Stadswerk Nederland.

Leo Weterings is directeur van de Vierdaagsefeesten. Bij zijn eerdere werkgevers LOC7000, het facilitaire bedrijf van MOJO Concerts, en de gemeente Nijmegen was veiligheid altijd onderdeel van zijn werk. Als directeur van de Vierdaagsefeesten is dat niet anders.

“De kern van crowdmanagement bestaat qua techniek nog steeds uit camera’s en lichtkranten. Die zijn alleen steeds beter en geavanceerder geworden. De lichtkranten waren vroeger balken met blokjesletters die je kon lezen, nu zijn deze zeer geavanceerd en hebben ze een veel hogere attentiewaarde. De dragers zijn natuurlijk ook beter geworden; alles gaat nu via een ringleiding van glasvezel die we in en rondom het centrum hebben liggen. En straks met 5G is er nog veel meer mogelijk.”

Hij pakt een stuk papier en een pen. “In de ontwikkeling van de stad houden we in de ontwerpfase al rekening met onze grote evenementen. Vorige week had ik bijvoorbeeld nog een overleg met stadsontwikkeling. Dan worden nieuwe ideeën even tegen elkaar aangehouden. Aan de randen van pleinen willen we ruimte houden voor doorstroming. Daarnaast spelen we met zichtlijnen. Als mensen vanaf een bepaalde positie het podium niet kunnen zien, gaan ze daar ook niet stilstaan. En dan ontstaat er ruimte voor doorstroming.

Slimme programmaspreiding is een ander instrument. Op het avondvuurwerk komen veel mensen af. Dan programmeren we daar parallel aan ook grote artiesten op drie andere plekken. Dat zorgt voor spreiding. Daar komt geen techniek aan te pas, maar wel kennis van ontwerp van de openbare ruimte en van evenementen.

Steeds geavanceerdere camera’s

Neemt niet weg dat ik zeer geïnteresseerd ben in technologische ontwikkelingen. Onze camera’s worden steeds geavanceerder. Tijdens de Vierdaagsefeesten worden tientallen camera’s in een controlekamer uitgelezen door de politie. Die bewegen 360 graden en kunnen enorm ver inzoomen. Ze tellen geen hoofden, maar leggen een raster over een gebied, zodat we kunnen zien hoeveel mensen er op een vierkante meter staan. Als de dichtheid boven 85% komt, gaan de alarmbellen af. Dan kunnen de lichtkranten worden ingeschakeld; ‘ga niet naar deze locatie toe’. En
daarnaast is het centrum in zones ingedeeld; per zone is er een politieteam dat dan ter plekke de situatie bekijkt. Hoe voelt het en kunnen of moeten we iets doen? En daarnaast is het centrum in zones ingedeeld; per zone is er een politieteam dat dan ter plekke de situatie bekijkt. Hoe voelt het en kunnen of moeten we iets doen? Ook geven we de podia op voorhand gestandaardiseerde boodschappen die ze kunnen uitzenden als ze daartoe een teken krijgen vanuit de controlekamer. De camera’s kunnen steeds meer data verzamelen. We maken er nog geen gebruik van, maar ze kunnen bijvoorbeeld ook gedrag in kaart brengen.

Ook simulaties zijn erg in opkomst. Mooi voorbeeld was bij Mysteryland. Daar is een dam waar mensen langs elkaar op moeten lopen. Als dat heel veel mensen tegelijk zijn, geeft dat gedoe. Daar hebben ze simulaties van gemaakt met doorstroming van publiek gerelateerd aan de capaciteit. Daar komt dan een meest optimaal model uit dat aangeeft hoe je de capaciteit van die dam het beste kan benutten. En wat er gebeurt als je dat niet regelt. Die simulatie liet 25% capaciteitswinst zien bij optimaal reguleren ten opzichte van de situatie waarin ze niets zouden doen.

In Nijmegen zijn we met technologiepartners bezig te bekijken of we met Virtual Reality testopstellingen, ook tijdens de Vierdaagsefeesten zelf, nog winst kunnen boeken.”

Van elkaar leren

Leo Weterings brengt zelf een schat aan ervaring in zijn werk mee. “Naast dat we als gemeenten en evenementen van elkaar moeten leren, wil ik graag het belang van ervaring benadrukken. Met het uitlezen, analyseren en duiden van de data, maar ook met de uitvoering van een evenement. Soms gaan op basis van data namelijk de alarmbellen rinkelen, maar ervaar je dat ter plekke, als politieagent of ervaren podiummedewerker, compleet anders. Het is belangrijk dat je situaties ter plekke goed kunt beoordelen. En dat blijft uiteindelijk mensenwerk. ”

Dit artikel verscheen eerder in het magazine van Vereniging Stadswerk Nederland.